За який період органи держпраці мають право перевірити роботодавця?

На наше підприємство прийшли з перевіркою інспектори органу Держпраці та вимагали у нас кадрові документи за останні 10 років. Наскільки правомірні такі вимоги перевіряючих? Хіба вони не повинні обмежуватися періодом у 1095 днів (адже після трьох років первинні бухгалтерські документи можуть бути знищені)?

На жаль, вимоги перевіряючих є правомірними. Жоден нормативно-правовий акт не містить обмеження за строками давності для перевірок з питань дотримання законодавства про працю. Що стосується згаданого у запитанні строку 1095 днів, то такий строк є у Податковому кодексі (далі – ПК). У ст. 102 ПК передбачено, що контролюючий орган має право провести перевірку в межах 1095 днів. Проте стосується це правило тільки податкових перевірок, здійснюваних органами ДПС, і жодним чином не поширюється на трудові перевірки. Це прямо випливає з норм ст. 1 та ст. 41 ПК.

Органи Держпраці при своїх перевірках та інспекційних відвідуваннях керуються не ПК, а такими документами, як:

■ Конвенція №81 Міжнародної організації праці 1947 року про інспекцію праці у промисловості та торгівлі;

■ Закон від 05.04.07 р. №877-V;

■ Порядок здійснення державного контролю за дотриманням законодавства про працю, затверджений постановою КМУ від 21.08.19 р. №823.

У цих документах про строки давності перевірок (інспекційних відвідувань) взагалі не йдеться. А це означає, що перевіряючі мають право досліджувати документи за будь-який період.

А що стосується знищення первинних документів після трьох років, то хочемо нагадати: далеко не для всіх документів максимальний строк зберігання – 3 роки. У цьому питанні слід керуватися Переліком, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.12 р. №578/5 (далі – Перелік №578). Так, багато документів, що стосуються кадрового обліку та заробітної плати, потрібно зберігати не менше 75 років після звільнення працівника. Це, наприклад:

■ трудові договори (п. 492 Переліку №578);

■ особисті справи працівників (п. 492 Переліку №578);

■ відомості про застрахованих осіб, які підлягають загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню (п. 678 Переліку №578).

Але хоча б для застосування штрафів за порушення трудового законодавства є строки давності?

Так, є. Строк давності для застосування штрафів залежить від виду відповідальності – адміністративна чи фінансова.

Адміністративні штрафи, передбачені ст. 41 КУпАП, накладаються на посадових осіб підприємства. Давність їх застосування встановлена ст. 38 КУпАП. Згідно з вимогами цієї статті застосувати адмінштраф можуть:

■ за разовими правопорушеннями – протягом 3 місяців з моменту їх скоєння;

■ за триваючими правопорушеннями – протягом 3 місяців з моменту їх виявлення.

При цьому законодавець не пояснив, яке правопорушення є триваючим. Тут доводиться обходитися усталеною практикою і різними роз’ясненнями держорганів, відповідно до яких триваючими вважаються правопорушення, які можна виявити у ході перевірки. Як правило, порушення законодавства про працю є саме триваючими. Наприклад, працівникові не доплатили зарплату, і на момент перевірки це порушення роботодавцем так і не усунено.

На замітку!
Згідно зі ст. 221 КУпАП застосовувати адмінштрафи, передбачені ч. 1-4 ст. 41 КУпАП, уповноважений суд.

Фінансові санкції, передбачені ст. 265 КЗпП, що накладаються на суб’єкта господарювання, не є адміністративно-господарськими санкціями, установленими гл. 27 Господарського кодексу (далі – ГК). Тому строки давності, установлені ст. 250 ГК, у цьому випадку не застосовуються. Інших строків давності для цього випадку законодавством не передбачено. Виходить, що для цих штрафів немає строку давності.

Завважимо, що свого часу Мінсоцполітики в листі від 05.01.18 р. №8/0/22-18/134 зробило інший висновок. А саме: оскільки спеціальних строків давності для штрафів за ст. 265 КЗпП – немає, повинен застосовуватися загальний строк давності в 1095 днів, передбачений Податковим кодексом (далі – ПК).  Але нам такий висновок уявляється необґрунтованим. Адже ПК не регулює трудові правовідносини. До того ж Держпраці (орган, який уповноважений накладати ці штрафи) у своїх роз’ясненнях підкреслює, що строки давності за цими штрафами законодавством не встановлено (див. лист від 29.12.17 р. №12291/4/4.1-ДП17 і від 22.02.18 р. №1356/4/4.3-ДП-18).

Будьте напоготові!
Штрафи, передбачені ст. 265 КЗпП, можуть застосовуватися тільки за порушення, допущені починаючи з 01.01.15 р. Адже саме з цієї дати штрафи були введені до КЗпП (див. роз’яснення Держпраці у листі від 04.01.17 р. № 57/4.1/4.1-ДП-17).