Власники бізнесу зазвичай пишаються власними досягненнями. І за першої-ліпшої нагоди підкреслюють власні статки. Мовляв, у мене і посівного матеріалу, і ЗЗР, і запчастин повно. Коли в тебе всього вистачає, час планувати майбутнє. А чи так все насправді райдужно? Навіть за умови, що всі товарно-матеріальні цінності обліковані, наскільки заявлені дані відповідають дійсності?
Існує лише один спосіб перевірити – це провести інвентаризацію. І не просто інвентаризацію, а незалежну інвентаризацію. Тобто, групою незаангажованих ревізорів. І часто-густо виявляється, що товари існують лише на паперах. Наприклад, зі 100 мішків насіння наявні лише 80.
А 20 були видані сусідам без документів на нетривалий час і з поверненням. Але про це нікого не повідомили. Ще 5 мішків залило дощем. Ще 2 мішки зіпсували шкідники. Таким чином, замість планових 100 є фактичні 73.
В українських реаліях власники покладаються на власні сили. Дійсно, немає проблеми порахувати невеличкий склад чи майстерню. А що робити, якщо треба порахувати великий склад, основні засоби чи працівників «в полях»?
Насправді у вас буде всього кілька годин неробочого часу для цієї складної операції, під час якої потрібно «відчути» весь продукт.
Якщо для цього ви вирішили «кинути на амбразуру» своїх співробітників, яким, звичайно ж, ви довіряєте, то для якісної інвентаризації вам знадобиться:
- Створити команду людей, які знають, як правильно провести інвентаризацію. Тобто персонал повинен бути належним чином навчений, тому що в іншому випадку люди не зможуть виконати роботу швидко і якісно.
- Відволікти цих співробітників від виконання своїх прямих обов’язків, що може створити проблеми в інших частинах бізнесу.
- Забезпечити компенсацію за понаднормову роботу у вигляді додаткового вихідного дня або бонусу.
Дуже добре, якщо результати інвентаризації дійсно якісні і об’єктивні, а поспіх, який ви влаштували, не призведе до зриву в роботі або невдоволення серед персоналу. Зазвичай, досвідченим професіоналам не подобається, коли керівництво ставить перед ними незвичайні завдання, та ще й на шкоду їх основній роботі. А якщо все вийде інакше?
Декілька слів про незалежну інвентаризацію.
Незалежному експерту все одно, що знаходиться на складах замовника. У нього немає ніяких преференцій щодо видів товарів, упаковки, способу обліку. Протягом багатьох років таким аудиторам доводилося рахувати все, від іграшок до алкоголю, від меблів до будівельних матеріалів, продуктів харчування або одягу. Також вони працювали з фармацевтикою, парфумерією та іншими видами товарів. У будь-якому випадку команда їх фахівців готова відправитися на склад клієнта і надати звіт про реальні залишки в найкоротші терміни.
Наприклад, потрібно було зробити інвентаризацію одночасно у п’яти містах на об’єктах однієї торгової мережі. У них була така потреба в бізнесі, і вони добре знали, що зробити це самостійно при всьому бажанні неможливо. Адже для цього довелося б залучати велику кількість людей, кожен з яких повинен був би мати необхідну кваліфікацію. Коротше кажучи, у них був вибір: або шукати аутсорсинг, або повністю відмовитися від ідеї такої масштабної перевірки.
Звичайно, інвентаризація повинна мінімально заважати бізнесу клієнта. Якщо, скажімо, якийсь інтернет-магазин вирішить перерахувати свій склад самостійно, то це неодмінно зупинить його продажі в день аудиту. Бажано виконувати цю роботу вночі або в неділю. При цьому замовнику не потрібно буде платити понаднормово і всій команді своїх співробітників або надавати їм відпустку.
Є ще одна серйозна проблема. Як правило, в компанії замовника спеціалісти, які можуть фахово провести інвентаризацію, самі пов’язані з ланцюгами поставок.
Звичайно, вони дійсно хочуть показати, що все в порядку. А кидати на інвентаризацію погано навчених людей – це марна трата часу і зусиль.
З досвіду незалежних запасів можу сказати, що досить часто, крім дефіциту, виявляються і надлишки. Невраховані залишки часто використовуються співробітниками компанії на свій розсуд, завдаючи, як наслідок, шкоди бізнесу всієї компанії. Незалежним аудиторам все одно, що сталося на підприємстві до того, як вони увійшли на його склади. Важливо виявити реальні дані, згідно з якими менеджери зможуть побачити всі існуючі відхилення і прийняти необхідні управлінські рішення.
Відверто кажучи, до пандемічної кризи бізнес відчував себе трохи впевненіше – торгівля розвивалася і склади регулярно перераховувалися. Однак навіть зараз ми бачимо, що в змінених умовах попит на такі послуги досить стабільний. Багато компаній перебудували свої бізнес-процеси. Хтось вийшов в інтернет, з’явилося багато нових інтернет-магазинів. Відбулося переміщення торгових точок безпосередньо в житлові райони.
За останні півтора року відбулося багато змін. Зазначу, що більшість з них також були пов’язані з додатковим переміщенням інвентарю. І що це означає? Це означає, що багато менеджерів знову не розуміють, наскільки правильно їх облік відображає фактичну наявність не тільки товарів, але і основних засобів, обладнання та інших цінностей. Тобто багатьом знову знадобиться інвентар, бажано позаплановий і самостійний. До речі, заплановані запаси ніхто не відміняв.
Зараз в Україні є багато іноземних компаній, які прийшли на наш ринок зі своїми стандартами бухгалтерського обліку. Вони просто звикли робити інвентарізацію за допомогою запрошених фахівців кожні півроку або навіть раз на квартал (в залежності від профілю і особливостей ведення бізнесу). Ми наполегливо рекомендуємо провести незалежну інвентаризацію компаніям, які давно цього не робили або ніколи не вдавалися до таких послуг. Це навіть потрібно, тому що у когось може бути «хімія», хоча, якщо це правда, то про це повинно знати і вище керівництво.
Просто в процесі тривалої роботи на підприємстві завжди є невраховані залишки, нестача або повторне сортування. Частина товару переходить у категорію явного неліквідного, і ви просто не бачите його у своїх звітах. То й що? Весь цей продукт роками займає місце на складах, тобто ваша компанія витрачає гроші на його зберігання без будь-якої надії на реалізацію.
Іноді люди занадто сильно покладаються на WMS (Система управління складом), які ведуть облік і можуть автоматично приймати інвентаризацію в режимі реального часу, але результати будуть об’єктивними лише в тому випадку, якщо товар дійсно правильно викладений. На складах працюють люди, які цілком можуть сканувати одну комірку і поміщати товар в іншу. Тобто все одно потрібно подивитися та перевірити.
Важливо пам’ятати, що інвентаризація – це процес, до якого треба ретельно підготуватися. Саме по собі наведення порядку вже принесе користь, а наведення порядку в управлінському обліку – і поготів.
Олексій Гладишев,
керівник ТОВ «Новітні індустріальні рішення»
newindustrialsolutions.com
