Як обрати систему управління складом і чи потрібна вона взагалі

Уявіть собі, що ви власник бізнесу або директор. Ви дійшли висновку про необхідність впровадження системи управління складом (WMS – Warehouse Management System). Ви хочете знати актуальні залишки, витрачати мінімальний час на інвентаризацію, знати хто та скільки працює, яка продуктивність праці робітників.

Був проведений аудит інфраструктури та доведена необхідність подібної системи. Що далі?

Нічого. Так званий zero decision – це розповсюджена світова практика. Потреба є, рішення існують на ринку, але нічого не відбувається. В будь-якому проєкті найважче – це почати. Тобто, прийняти управлінське рішення. Все інше походить від стартової точки (проєкт, ресурси, забезпечення).

Проєкт починається. В даному сценарії важливим є відповіді на два питання: що ми хочемо досягти в результаті та яким шляхом йти. Це класична дилема Make or Buy (робити самому або купувати).

Вважається, що маленький бізнес з нескладними задачами пише собі програмне забезпечення самостійно, а починаючи від середнього за розміром всі купують та адаптують під власні потреби. Це не зовсім так. Наприклад, один з лідерів світової логістики компанія Kuehne&Nagel використовує власну розробку. Хоча і локально може використовувати класичні системи управління складом, адаптовані під поточні задачі.

Прийнято рішення шукати серед усіх існуючих систем управління саме ту, яка принесе компанії максимальну користь. Як же її знайти? Виявляється, це не дуже просто.

Приблизно за 20 років існування ринку систем управління в Україні впроваджувалося до 30 різних зовнішніх систем та безкінечна кількість власних розробок. Якщо проаналізувати сучасні системи управління складом, можна виділити декілька блоків зі спільними ознаками.

Системи початкового рівня

Вони дозволяють працювати в адресному складі. Ключова відмінність – вони фіксують рішення, яке приймає людина. Необхідна користувачу функціональність досягається написанням програмного коду.

Класичні WMS

Це логістичні системи, побудовані на бізнес-процесах. Вони інтегруються з системами управління підприємством (SAP, Oracle, Microsoft Dynamix, 1C) за стандартними протоколами обміну. В цих системах включений досвід різних підприємств з різних країн. Вони швидко впроваджуються та розвиваються разом з розвитком ринку.

В подібних системах адаптація функціональності до вимог користувача досягається як шляхом налаштувань системи, так і незначного дописування коду. До такого типу належить відома система XLOG.WMS, яку ми найчастіше пропонуємо в наших проєктах. Вони гнучкі, тому здатні швидко адаптуватися під зміни реалій бізнесу.

Логістичні модулі управлінських систем

Це логістичні модулі глобальних систем. Вони дозволяють отримати будь-яку потрібну інформацію. Вони надійні і стійкі. Вони не гнучкі, зміни або неможливі, або дуже ресурсовитратні. Найчастіше їх налаштовують один раз під час впровадження і потім майже ніколи не змінюють.

І, нарешті, продукти на базі 1С. Це окремий світ, в якому існують рішення, дуже схожі на сучасні WMS. Є і системи базового рівня, і системи рівня WMS. Останні створювалися командами програмістів впродовж 2-3 років, тому вартість розробки зазвичай перевищувала вартість класичних WMS.

Перевагою систем, створених власним ресурсом, є їхня унікальність. Замовник на 100% отримає те рішення, яке він хоче. Недоліком є час виконання (в декілька разів довше адаптованих рішень), залежність від розробника та необхідність мати глибокі та всебічні знання логістичних процесів.

Переваги адаптованих рішень полягають в тому, що вони побудовані на зрозумілих бізнес-процесах і впровадження подібних систем вимагає мінімального часу (найчастіше від 3 до 9 місяців). В класичних WMS існують галузеві версії, які максимально відповідають будь-яким вимогам користувачів. Подібні системи інтегруються в зрозумілий спосіб з управлінськими системами і кожна відповідає за свій напрямок.

Недоліком подібних систем вважається їхня проєктна вартість. Хоча, по-перше, треба дивитись загальну вартість володіння в перспективі 5-ти років. По-друге, зовнішні системи – це не про дешевше. Вони дозволяють в стислі терміни почати працювати зі складними комплексними задачами. Вони прозорі, їхні функціональні можливості та очікуваний ефект використання зрозумілі ще на етапі створення технічного завдання.

Дивовижно, але в складних проєктах зовнішні системи виявлялись фінансово привабливішими у порівнянні з самописними. Тому, вибір між власним рішенням та зовнішнім полягає в тому, наскільки скоро вам потрібно використовувати логістичну систему та наскільки власний досвід відповідає сучасним вимогам. Тобто, чи готові ви чекати нефіксований проміжок часу до виходу першої версії продукту без гарантії отримати очікуваний результат.

Для вибору оптимального рішення треба відповісти самому собі на наступні питання і в жодному випадку не робити вибір лише по оголошеній ціні продукту:

■ Які покажчики складської діяльності я хочу покращити.

■ Скільки часу я маю до моменту початку експлуатації системи.

■ Чи маю я достатній ресурс для формування технічного завдання.

■ Чи маю я достатній ресурс для створення власного програмного продукту.

■ Які мої щомісячні витрати на підтримку програмного продукту та його розвитку і вдосконалення.

■ Які мої загальні витрати в період 5-ти років (купівля або написання, впровадження, технічна підтримка, розвиток).

■ Що я буду робити, якщо підуть ключові працівники.

Відповіді на ці питання дозволять найкращим чином сформувати точку зору та реалізувати її на практиці.

Приклад

Компанія – дистриб’ютор запасних частин для сільськогосподарської техніки. Склад площею більше 15000 кв. м, кількість унікальних артикулів (SKU) складає більше 30000.

Мета проєкту – підвищити продуктивність праці, зменшити кількість помилок (+/-, пересорт тощо), зробити діяльність максимально прозорою, отримати реальні дані стану складу. Передбачити ймовірність збільшення користувачів системи без додаткових витрат.

Вибір замовника – система управління складом XLOG.WMS Професійна версія з безлімітною ліцензією (необмежена кількість користувачів та широка функціональність)

Час впровадження – 4 місяці від моменту узгодження Технічного Завдання.

Після року від початку проєкту маємо наступний результат:

■ Продуктивність працівників збільшилася мінімум на третину (порівнювали кількість рядків підбирання до та після).

■ Кількість помилок зменшилася мінімум на 20%.

■ Кількість працівників не змінилася.

■ Система звітності дозволяє отримувати відповіді на будь-які питання.

Найголовніше, що система відкрила потенціал зростання без додаткових витрат на збільшення складських площ, фонду оплати праці та репутаційної складової.